Procedimiento de reserva

Las solicitudes de reservas internas se llevarán a cabo utilizando la solicitud disponible en UlBdigital, en el apartado de Vicerrectorado de Campus y Universidad Saludable. Las solicitudes deben enviarse con un plazo mínimo de diez días, salvo algunas excepciones debidamente justificadas.

Una vez recibida la solicitud de reserva, la unidad de gestión correspondiente debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Registrar y caracterizar la solicitud.
2. Si se solicita un espacio concreto y éste no se puede reservar, se propondrá otro que cumpla el máximo número de características solicitadas. Por otra parte, si no se considera viable la actividad propuesta o no se dispone de un espacio adecuado para la solicitud, se comunicará al solicitante por escrito el motivo por el que no se ha podido formalizar la reserva en un máximo de siete días a contar a partir del día de la solicitud, salvo que la decisión requiera el consentimiento de otros órganos de la UIB.
3. En caso de reservas de las que se deriven gastos con cargo al organizador de la actividad, se efectuará una reserva con carácter provisional y se enviará un presupuesto, que necesariamente debe ser aceptado por el organizador de la actividad como condición para poder ceder el espacio. Una vez aceptado el presupuesto, la reserva provisional pasará a tener carácter firme.
4. Se comunicará la confirmación de la reserva del espacio o la desestimación de la solicitud y, si procede, se justificará la decisión.
5. Si es necesario, se informará a las personas que puedan verse afectadas por la actividad académica que se llevará a cabo.

Escrito de aval

Las solicitudes de reserva de espacios para este tipo de actividades deben ir acompañadas del correspondiente aval de la actividad. El aval es un escrito en el que el representante de la unidad organizativa de la UIB a la que pertenece el solicitante de la reserva describe la actividad, justifica su objetivo y hace constar que está organizada por la propia unidad.

Los avalistas de las actividades organizadas por el PDI o por los investigadores pueden ser el consejo de dirección de los departamentos, de las facultades o escuelas o de los institutos a los que pertenecen; los avalistas de las actividades organizadas por el PAS pueden ser el director o el jefe del servicio o la oficina correspondiente.

Una vez cumplimentado el aval de la actividad debe adjuntarse a la casilla correspondiente de la solicitud en UIBdigital.

Criterios de reserva y pago

Según las necesidades del espacio reservado para el desarrollo del evento y de la entidad que lo organiza se plantean diferentes condiciones de reserva y pago:

1. Si los organizadores del evento son un colectivo de la UIB y no tienen cuota de inscripción, quedan exentos del pago de las tarifas de cualquier servicio. En caso de pagar una cuota de inscripción, quedarán exentos de pago siempre y cuando el acto se lleve a cabo durante el horario de apertura oficial de la UIB.
2. Si los organizadores del evento son un colectivo de la UIB y una entidad externa, pero no pagan cuota de inscripción, la organización quedará exenta de pago si el acto se desarrolla dentro del horario de apertura oficial de la UIB. Si los organizadores del evento son un colectivo de la UIB y una entidad externa, pero tienen una cuota de inscripción, la organización debe hacerse cargo del pago de la reserva del espacio y de las tarifas de cualquier servicio.