Procediment de reserva

Les reserves internes s'han de fer mitjançant la sol·licitud disponible a UlBdigital, a l'apartat de Vicerectorat de Campus i Universitat Saludable, la qual s’ha de fer arribar a la unitat corresponent com a mínim deu dies abans de l’activitat, llevat d’algunes excepcions degudament justificades.

Rebuda una sol·licitud de reserva, la unitat de gestió corresponent ha de seguir el procediment següent:

1. Registrar i caracteritzar la sol·licitud.
2. Si se sol·licita un espai concret i aquest no es pot reservar, se’n proposarà un altre que compleixi el màxim nombre de característiques sol·licitades. Per altra banda, si no es considera viable l'activitat proposada o no es disposa d'espai adequat per a la sol·licitud, es comunicarà al sol·licitant per escrit el motiu pel qual no s'ha pogut formalitzar la reserva en un màxim de set dies a comptar del dia de la sol·licitud, excepte que la decisió requereixi el vistiplau d'altres òrgans de la UIB.
3. En cas de reserves de les quals es derivin despeses a càrrec de l'organitzador de l'activitat, s'efectuarà una reserva amb caràcter provisional i s'enviarà un pressupost, que necessàriament ha de ser acceptat per l'organitzador de l'activitat com a condició per poder cedir l'espai. Una vegada acceptat el pressupost, la reserva provisional passarà a tenir caràcter ferm.
4. Es comunicarà la confirmació de la reserva de l'espai o la desestimació de la sol·licitud i es justificarà la decisió, si escau.
5. Si escau, s'informarà a les persones que es puguin veure afectades per l'activitat acadèmica que es durà a terme.

La figura dels avaladors i l’escrit d’aval

Les sol·licituds de reserva d'espais per a les activitats que necessiten aval han d'anar acompanyades del corresponent aval de l'activitat. L'aval és un escrit en el qual el representant de la unitat organitzativa de la UIB a la qual pertany el sol·licitant de la reserva descriu l'activitat, en justifica l'objectiu i fa constar que està organitzada per la unitat mateixa.

Els avaladors de les activitats organitzades pel PDI o pels investigadors poden ser el consell de direcció dels departaments, de les facultats o escoles o dels instituts als quals pertanyen; els avaladors de les activitats organitzades pel PAS poden ser el director o el cap del servei o l’oficina corresponent.

Un cop emplenat, l'aval de l'activitat s'ha d'ajuntar a la casella corresponent de la sol·licitud a UIBdigital.

Criteris de reserva i pagament

Segons les necessitats de l’espai reservat per desenvolupar-hi l’esdeveniment i de l’entitat que l’organitza, es plantegen diferents condicions de reserva i pagament:

1. Si els organitzadors de l’esdeveniment són un col·lectiu de la UIB i no tenen quota d’inscripció, queden exempts del pagament de les tarifes de qualsevol servei. En cas que es pagui una quota d’inscripció, quedaran exempts de pagament sempre que l’acte es dugui a terme durant l’horari d’obertura oficial de la UIB.
2. Si els organitzadors de l’esdeveniment són un col·lectiu de la UIB i una entitat externa, però no es paga quota d’inscripció, l’organització quedarà exempta de pagament si l’acte es desenvolupa dins l’horari d’obertura oficial de la UIB. Si els organitzadors de l’esdeveniment són un col·lectiu de la UIB i una entitat externa, però tenen una quota d’inscripció, l’organització s’ha de fer càrrec del pagament de la reserva de l’espai i de les tarifes de qualsevol servei.